Prestations
Je vous accompagne sur un ensemble de services et de prestations d’assistanat pluridisciplinaires. Les solutions de gestion, mises en place, seront adaptées à votre structure et organisation mais également à vos besoins.
Gestion administrative
- Gestion de correspondances
- Organisation d’événements
- Gestion de déplacements
- Conception et mise en forme de documents
- Constitution et suivi de dossiers,
- Etablissement et traitement de publipostage
- Mise en place ou optimisation de processus
- Intendance des bureaux
- Méthodologie d'organisation
- Travaux de reprographie et reliure de documents
- Classement et archivage
Gestion commerciale
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Clients :
- Gestion des devis
- Organisation et suivi des commandes
- Gestion de la facturation clients
- Gestion du prévisionnel de facturation
- Gestion des relances et recouvrement amiable
- Préparation administrative des appels d'offres
- Suivi Chiffre d’Affaires et des encours
- Cession de marchés à un organisme de financement
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Fournisseurs :
- Gestion des commandes fournisseurs
- Rapprochement analytique (commande/facturation)
Gestion spécifique du BTP
- Suivi des cautions bancaires, des comptes prorata
- Suivi et libération des retenues de garanties
- Préparation des situations de travaux
- Etablissement des DGD
- Suivi des validations d'avancement
- Etablissement des notes d’honoraires
- Préparation des factures d’avancement
- Elaboration des lettres de paiement
- Suivi financier des affaires et chantiers (prévisionnel de facturation, gestion des devis, des marchés et commandes, suivi des TMA ou OS, sous-traitance, demande d’agréments, contôle des factures d'achat, suivi de livraisons de matériel…)
- Préparation administrative des appels d'offres
- Création des fiches de références
- Demande des certificats de capacités
- Gestion RH afférente
Gestion comptable et financière
- Clients :
- Suivi des encaissements, gestion des relances
- Fournisseurs :
- Suivi des contrats (prestations, maintenance, achats…) et optimisation des coûts
- Comparatif de financement
- Mise en place d'échéanciers de paiement
- Paiement des factures et gestion des relances
- Générales :
- Vérification des comptes auxiliaires
- Contrôle de gestion
- Rapprochement bancaire
- Suivi des immobilisations
- Mise en place et suivi de plan de trésorerie
- Récupération des pièces comptables
- Gestion des partenaires externes
- Classement, numérisation et archivage des documents
Gestion ressources humaines
- Traitement des formalités liées à l’embauche des salariés (onbarding, adhésions aux organismes, visite d'information, fiche de poste, lettre d'intention d'embauche, préparation contractuelle, collecte des documents…),
- Réalisation des formalités de départ des collaborateurs (offbarding, radiations auprès des organismes, démarche de solde de tout compte auprès cabinet social…),
- Gestion administrative du personnel (visites médicales, suivi des contrats, avenants et entretiens individuels/annuels, gestion des absences et des notes de frais…),
- Gestion des paies (recensement des variables, commande de tickets restaurants…)
- Suivi des formations (renouvellement habilitations, inscription formation, plan de formation, suivi OPCO…),
- Mise à jour des documents et dossiers (tableaux de bords, numérisation, archivage…),
Gestion juridique
- Suivi des AG et rapports CAC
- Formalités de mise à jour des documents légaux
- Suivi dossier contentieux
- Constitution de dossiers
- Suivi des baux de locations
- Suivi des formalités dépôt des comptes ou de changement de statut
- Aide administrative sur procédure de sauvegarde (préparation du dossier de mise sous sauvegarde, vérification des créances et des contrats, sollicitation des prestataires sur le choix des options, correspondance au Greffe, Administrateur, Mandataire judiciaire, tableau de suivi global de paiement…),
- Suivi du plan annuel de continuation (suivi des options, mise à jour et suivi du tableau des sommes restantes à verser, récupération des écritures au plan, suivi des rapport annuels, paiement des émoluments…),
Gestion logistique
- Inventaire
- Gestion des stocks
- Suivi des approvisionnements et des livraisons
- Supervision des prestataires et des interventions
- Préparation de commandes
- Gestion SAV ou retours de matériel
Gestion informatique et numérique
- Numérisation de documents
- Archivage informatique
- Saisie de données
- Recherche documentaire
- Renouvellement signature électronique
- Mise en place d’une arborescence informatique
- Déploiement d’outils, logiciels, applicatifs…
- Procédure d’utilisation ou de formation